Loredana Vlădăreanu, Professional & Life Coach, Master Trainer: „The best strategy for human resource management during this period it is the integrated-systemic one”Loredana Vlădăreanu, Professional & Life Coach, Master Trainer: „Cea mai bună strategie pentru managementul resurselor umane în această perioadă este cea integrat-sistemică”

“I suggest that everyone should do absolutely everything they can to maintain their well-being”

Human resources are the most important factor of companies, the energy that sets them in motion and keeps them alive. Now that we have endured the first wave of the Covid 19 pandemic, people, as employees, are becoming even more important. For out magazine, we invited one of the most important HR experts, Professional & Life Coach, Master Trainer in Romania, Loredana Vlădăreanu, to give us a valuable input on this topic. Required reading!

The Covid 19 pandemic has shut down entire industries and many of them are still closed (such as gambling). What do companies need to do to keep the teams they formed before this crisis?

From my point of view, there are two options.

The first is representative for companies that, no matter how long this situation lasts, have relatively sufficient budgets to afford to keep all employees. In this regard, these companies will have to take certain financial and facilitation measures to maintain the activity and productivity of employees, such as:

• providing employees the necessary tools to work from home: providing them one laptop/telephone, good internet connection and flexible schedule – for those employees who have children
• performing employee productivity assessments at certain time intervals
• increasing motivation: creating flexible or customized program for each employee, online professional or personal development courses, realistic objectives, etc.
• redesigning the budget by reducing or even giving up certain fixed assets (such as the number of offices or cars – because the employees who work from home no longer need a permanent office or service car)
• transferring services in the online environment and outsourcing of certain services (HR, payroll, marketing)
• maintaining close, constant communication
• regular organization of brainstorming sessions with employees to develop solutions for challenges related to objectives, strategies, but also people management.

These are just a few solutions, which can be general, but each company can develop solutions specific its activity field.

The second situation is that of companies that will have to give up some of their employees. This is where the role of the human resources department comes in (and, for companies that do not have such department, it is necessary to hire specialists in this field). For such a restructuring to have an optimal impact, the selection of employees to be retained needs to be very objective and professional in order to keep the people with a high degree of productivity.

The paradox is that 3 months ago the Romanian society was in crisis of employees, and now the situation has changed dramatically, many are regularly looking for jobs because the bills are flowing and family expenses are rising and they need money to pay them. Do you think that this state of affairs will be felt in the short term (3-6 months) or is it longer lasting (12-24 months)?

My opinion is that this is just the beginning of this situation. Except for the pharma, retail and delivery, the rest of the industries are already affected by the health crisis we are going through. The dynamics of the current period was as follows: it started with a health crisis, then it continued with a social crisis and followed by an economic and financial crisis. Although there are experts who say that it will be the most acute crisis, I do not share this opinion. Yes, it will be a crisis, but it will have a completely different dynamic, and the factor of the unknown (I have never experienced anything similar before) will make this dynamic uncertain and even surprising.

So my suggestion is to keep a realistic optimism and a high adaptability.

Many employees are going through a real ordeal now because they don’t have a job. The company went bankrupt and they lost their job overnight. What do you have to do? How do we help them?

Even before the beginning of this pandemic, I was working with someone (who was looking for a new job) in a career counseling program. The pandemic began, but I encouraged and supported him not to stop the process. He had several online interviews and is now employed for 3 weeks. And about a month ago, a friend asked me if I knew there was a job for an acquaintance of hers. As I did not know of any job in that field, she continued to ask among other people and only a few days later, she told me that her acquaintance had already found another job.

I have given these examples because I want to emphasize the idea that those who have lost their jobs should understand the following information: if you keep your optimistic attitude, self-confidence and believe in the possibility to find another job and do everything necessary in this regard, you will find what you are looking for.

What do you have to do? To update and optimize your CV, to register on as many job sites or groups as possible, to announce as much acquaintances/friends/former colleagues/former bosses as possible and to prepare very well for interviews. You can do all this alone or with the support of a career counselor. In addition, if the counselor has experience in HR, then he can recommend you to potential employers. You can also send your CV to companies that do not have job ads, if you think you would like to work there (send your CV to the office address or, more preferably, to the HR department).

And on the other hand, employers could come to the aid of laid off employees. For example, in the previous crisis of 2009, I carried out a lot of outplacement projects (the corporation hires HR companies or HR consultants to help employees find other jobs). And if I can’t provide this support (because it obviously involves a cost), then I suggest at least to give them positive recommendations (where applicable).

On the other hand, a lot of companies want to resume business, but the demand for their products or services is not at the same level as before. They could hire all their previous staff gradually, over several months, depending on the evolution of the market in which it operates.  What needs to be done so that employers can access the “source” of employees gradually, depending on their needs? Is there a need to prioritize employment? Are some employees more important than others at the moment?

For a company, there have always been more important employees and less important ones. And this importance is the result of the employee productivity, because any company wants to produce, to register a profit (except for NGOs).

As I said above, in such a period you need to know very clearly what are the levels of productivity and performance of each of your employees. In addition, it is essential to know the key aspects that can keep you on the market so as to resume the activity only for those departments and employees that are involved in the key aspects.

So, yes, there is definitely a need to prioritize hiring and accessing or retaining the best performing employees – they are the most important ones.

Do you think that employees will have the patience to be hired one by one, depending on their needs? Or if they find a job, will they be immediately hired by another company or even in another field?

In this case the situation differs from person to person, depending on several aspects: the financial situation of the family, personal needs, motivation and support from the company, etc. The bills are flowing, the children are asking for food, the bank rates are the same … so even if you have a reserve of money, it is limited.

Depending on the measures the company can take to support its employees for this period, they will stay or not. But my opinion is that, taking into account the forecasts and the current state of people, the economy and health, there will be very few who will have the patience to wait.

What would be the best strategy for human resources management in Romania in the next period of time?

The best strategy for human resources management in this period is the integrated-systemic one, which mean a strategy that can optimally combine business objectives with those of people management. In addition, it is essential that the strategy be flexible (able to change) and used in short or medium term, because now everything has a fast and uncertain dynamic.

You run life coaching programs. What is the main thing you would recommend to people interested in such personal development programs during this period?

It is a period that came totally unexpectedly and totally unknown as a potential evolution. From my previous experience, with thousands of people, in training or coaching programs, I found, like many other specialists, that the two most important fears that occur in most individuals are: the fear of the unknown and the fear of change. And the current situation fully encourages them both.

In this context, I suggest that everyone should do absolutely everything they can to maintain their well-being. As demonstrated by Prof. Dr. Constantin Dumitru Dulcan and many brilliant people, everything depends on ourselves and our thoughts. As long as our thoughts are positive, the emotions will also be positive and will bring us the feeling of well-being through which will help us to face the challenges of health and those of social, professional or personal life.

Prof. Dulcan says that „5 minutes of negative emotion stops our immune system for at least 5 hours”. That’s why some of us get sick and some of us don’t. Physiology is always influenced by psychology, and we have known this for many centuries: „Cogito, ergo sum,” as Descartes said.

So, the best thing you can do for yourself, no matter who, where or how you are, is this: keep your positive attitude! Be optimistic, surround yourself with positive people, do as many things as you can, feel good, play, laugh, exercise, read, dance, be grateful, enjoy the little things, but most of all, discover yourself and grow continuously.„Sugestia mea este ca fiecare să facă absolut tot ce-i stă în putință pentru a-și menține starea de bine”

Resursele umane reprezintă esența companiilor, energia care le pune în mișcare și le ține în viață. Acum după ce am suportat primul val de pandemie Covid 19 oamenii, din postura de angajați, devin și mai importanți. Am invitat în paginile revistei noastre să ne ofere un input valoros pe marginea acestui subiect pe unul dintre cei mai importanți experți HR, de Professional & Life Coach, Master Trainer din România, Loredana Vlădăreanu. Lectură obligatorie!

Pandemia de Covid 19 a închis industrii întregi și multe dintre ele sunt închise și acum (precum este cea de jocuri de noroc). Ce trebuie să facă companiile pentru a-și păstra echipele pe care și le formaseră anterior acestei crize?

Din punctul meu de vedere, aici sunt două situații.

Prima este cea a companiilor care, indiferent cât va dura această situație, au bugete relativ suficiente pentru a-și permite păstrarea tuturor angajaților. În acest sens, aceste companii vor trebui să ia anumite măsuri de ordin financiar și de facilitare a păstrării activității și a productivității angajaților, cum ar fi:

• asigurarea instrumentelor necesare muncii de acasă pentru angajați: laptop, telefon, conexiune bună la internet, program flexibil – pentru acei angajați care au copii
• evaluarea la anumite intervale a productivității angajaților
• creșterea motivației: program flexibil sau personalizat pentru nevoile fiecărui angajat, cursuri de dezvoltare profesională sau personală online, obiective realiste etc.
• redesignul bugetului prin diminuarea sau chiar renunțarea la anumite mijloace fixe (cum ar fi numărul de birouri sau mașini – angajații, muncind de acasă nu mai au nevoie de birou permanent sau mașină de serviciu)
• transferarea sericiilor în mediul online și externalizarea anumitor servicii (HR, payroll, marketing)
• păstrarea unei comunicări apropiate, constante
• organizarea regulată de sesiuni de brainstorming cu angajații pentru dezvoltarea de soluții atât pentru provocările ce țin de obiective, strategii, dar și de people management.

Acestea sunt doar câteva soluții, care pot fi generale, însă fiecare companie poate dezvolta soluții specifice domeniului de activitate.

A doua situație este cea a companiilor care vor fi nevoite să renunțe la o parte dintre angajați. Aici vine puternic rolul departamentului de resurse umane (iar acolo unde nu există un astfel de departament, este necesară contractarea specialiștilor în acest domeniu). Pentru ca o astfel de restructurare să aibă impact optim este nevoie ca selecția angajaților care vor fi păstrați să fie una foarte obiectivă și profesionistă pentru a se păstra persoanele cu grad înalt de productivitate.

Paradoxal este că în urmă cu 3 luni societatea românească era în criză de angajați, iar acum situația s-a inversat în mod dramatic, mulți își caută locuri de muncă în mod asiduu pentru că facturile curg și cheltuielile familiilor sunt în creștere și trebuie plătite de undeva. Credeți că această stare de fapt se va manifesta pe termen scurt (3-6 luni) sau este de mai lungă durată (12-24 luni)?

Opinia mea este că această situație este doar la început. Cu excepția industriilor farma, retail, curierat, restul industriilor sunt afectate deja de criza de sănătate pe care o traversăm. Dinamica perioadei pe care o traversăm a fost astfel: a început cu o criză de sănătate, apoi s-a continuat cu o criză socială și urmează o criză economico-financiară. Deși sunt specialiști care afirmă că va fi cea mai acută criză, eu nu împărtășesc această opinie. Da, va fi o criză, însă va avea o cu totul altă dinamică, iar factorul necunoscutului (nu am mai trăit niciodată până acum ceva similar) va face ca această dinamică să fie incertă și chiar surprinzătoare.

Deci, sugestia mea este să ne păstrăm un optimism realist și o adaptabilitate ridicată.

Mulți angajați trec printr-un adevărat calvar acum pentru că nu au loc de muncă. Firma a dat faliment, iar ei și-au pierdut job-ul practic peste noapte. Ce trebuie să facă? Cum îi ajutăm?

Chiar înainte de începutul acestei pandemii lucram cu cineva într-un program de consiliere în carieră (își căuta un nou job). A început pandemia, dar l-am încurajat și susținut să nu oprească procesul. A susținut câteva interviuri online și acum este deja angajat de 3 săptămâni. Iar în urmă cu vreo lună, o prietenă mă întreba dacă știu de un post pentru o cunoștință a ei. Cum eu nu știam pe zona respectivă de vreun post, a continuat să întrebe printre alte persoane și la câteva zile numai, mi-a spus că deja cunoștința ei își găsise un alt job.

Am dat aceste exemple pentru că vreau să subliniez ideea că cei care și-au pierdut locul de muncă să înțeleagă următorul aspect: dacă îți păstrezi atitudinea optimistă, încrederea în sine și în posibilitatea de a-ți găsi un alt job și faci tot ce este necesar în acest sens, vei găsi ceea ce cauți.

Ce anume să faci? Să îți actualizezi și să îți optimizezi CV-ul, să te înscrii pe cât mai multe site-uri sau grupuri de job-uri, să anunți cât mai multe cunoștințe/prieteni/foști colegi/foști șefi de căutarea ta, să te pregătești cât mai bine pentru interviuri. Toate acestea le poți face singur sau cu suportul unui consilier în carieră. În plus, consilierul, dacă are și experiență în HR, atunci te poate recomanda unor potențiali angajatori. Mai poți trimite CV-uri chiar și către companii care nu au anunțuri de angajare, dacă tu crezi că ți-ar plăcea să lucrezi acolo (trimiți CV-ul pe adresa de office sau, mai indicat, către departamentul de HR).

Iar pe de cealaltă parte, angajatorii ar putea să vină cu suport pentru angajații disponibilizați. De exemplu, la criza anterioară din 2009, eu am derulat foarte multe proiecte de outplacement (compania contractează firme HR sau consultanți în HR pentru ca aceștia să ajute angajații să își găsească alte job-uri). Iar dacă nu pot acorda acest suport (presupune, evident, un cost), atunci recomand ca măcar să le acorde recomandări pozitive (acolo unde este cazul).

Pe de altă parte o mulțime de firme doresc să reia activitatea dar cererea pentru produsele sau serviciile lor nu mai este la același nivel ca înainte. Ar putea să-și angajeze tot personalul anterior treptat, în decurs de mai multe luni, în funcție de evoluția pieței în care-și desfășoară activitatea.  Ce este de făcut pentru ca angajatorii să poată accesa „bazinul” de angajați treptat, în funcție de nevoi? E nevoie de o prioritizare a angajărilor? Sunt unii angajați mai importanți decât ceilalți în acest moment?

Întotdeauna și dintotdeauna au existat angajați mai importanți și alții mai puțin importanți. Iar această importanță este dată de productivitatea acelui angajat, pentru că orice companie își dorește să producă, să înregistreze un profit (cu excepția ONG-urilor).

Așa cum spuneam mai sus, într-o astfel de perioadă este nevoie să cunoști foarte clar productivitatea și nivelul de performanță al fiecăruia dintre angajații tăi. Pe lângă aceasta, este esențial să știi care sunt aspectele cheie care te pot menține pe piață astfel încât să aduci „în producție” doar acele departamente și acei angajați care sunt implicați în aspectele cheie.

Deci, da, cu siguranță este nevoie de o prioritizare a angajărilor și de accesarea sau păstrarea celor mai performanți angajați – ei fiind cei importanți.

Credeți că angajații vor avea răbdare să fie angajați treptat, în funcție de nevoi? Sau dacă își vor găsi un loc de muncă se vor angaja imediat la altă firmă sau chiar în alt domeniu?

Aici situația este specifică fiecăruia, în funcție de mai multe aspecte: situația financiară a familiei, nevoile personale, motivarea și susținerea din partea companiei, etc. Facturile curg, copiii cer de mâncare, ratele sunt aceleași… deci chiar dacă ai o rezervă de bani, ea este limitată.

În funcție de cum va putea compania să intervină pentru a-și susține angajații pentru această perioadă, ei vor rămâne sau nu. Dar părerea mea este că, așa cum se prefigurează situația și așa cum sunt oamenii, economia și societatea la ora actuală, vor fi foarte puțini cei care vor avea răbdare să aștepte.

Care ar fi cea mai bună strategie pentru managementul resurselor umane în România în perioada următoare de timp?

Cea mai bună strategie pentru managementul resurselor umane în această perioadă este cea integrat-sistemică, adică o strategie care poate îmbina optim obiectivele de business cu cele de people management. În plus, este esențial ca strategia să fie una flexibilă (să poată suferi modificări) și pe termen scurt sau cel mult mediu, pentru că acum totul are o dinamică rapidă și incertă.

Dumneavoastră derulați programe de life coaching. Care este principalul lucru pe care l-ati recomanda persoanelor interesate de astfel de programe de dezvoltare personală în această perioadă?

Este o perioadă venită total pe neașteptate și total necunoscută ca și potențială evoluție. Din experiența mea anterioară, cu mii de oameni, în programe de training sau coaching, am constatat, ca și mulți alți specialiști, că cele mai importante două frici care apar la majoritatea sunt: frica de necunoscut și frica de schimbare. Iar situația actuală le alimentează din plin pe ambele.

În acest context, sugestia mea este ca fiecare să facă absolut tot ce-i stă în putință pentru a-și menține starea de bine. Așa cum a demonstrat și Prof. Dr. Constantin Dumitru Dulcan și mulți oameni geniali, totul depinde de noi înșine și de gândurile noastre. Atâta timp cât gândurile noastre sunt pozitive, emoțiile vor fi și ele pozitive și ne vor aduce starea de bine prin care să reușim să facem față și provocărilor de sănătate și celor de viață socială, profesională sau personală.

Prof. Dulcan spune că „5 minute de emoție negativă ne oprește pentru cel puțin 5 ore sistemul imunitar”. Iată de ce unii ne îmbolnăvim și alții nu. Fiziologia este întotdeauna secundară psihologiei, iar aceasta o știm de multe secole: „Cogito, ergo sum”, cum spunea Descartes.

Așadar, lucrul cel mai bun pe care îl poți face pentru tine, indiferent cine, unde sau cum ești, este acesta: păstrează-ți atitudinea pozitivă! Fii optimist, înconjoară-te de oameni pozitivi, fă cât mai multe lucruri care îți aduc stare de bine, joacă-te, râzi, fă mișcare, citește, dansează, fii recunoscător, bucură-te de lucruri mici, dar, mai ales, cunoște-te și dezvoltă-te continuu.