BBSC initiative for administrative digitization – The ”paperless” initiativeInițiativa BBSC pentru o digitalizare administrativă – Inițiativa “paperless”

by Radu BOLOCAN, General Manager of BBSC Communications

www.bbsc.ro

The current reality in which perform the main „actors” of the gambling market (and more), such as the producers of the means of play, the providers of technical assistance and service – the so-called “repair agents”, the organizers/operators of the means of play, the conformity assessment bodies (OEC), as well as the National Office for Gambling – ONJN, as a national regulatory, inspection and control authority, for the specific gambling market, is, unfortunately, a reality „flooded” and burdened “by paper”, more specifically by documents present in all types, formats and dimensions (eg, technical and related documents of manufacturers, notes of observation and repair minutes, type approval certificates as well as certificates of various technical checks, etc.), all being generated nowadays only on paper medium (hard copy) and circulating between users exclusively in this format.

Radu Bolocan – B.B.S.C. Communication Systems

In this case, we talk about thousands or even tens of thousands of different documents, whose content is usually, on average, about 5-10 pages/document, thus resulting in hundreds and hundreds of thousands of pages printed on paper, which circulates „in the market” and which are finally archived at the destination, either for a limited period of time, usually not less than a year, this way generating high costs of printing, transport and storage, usage and/or archiving, taking into account the physical volume required and the conditions that the spaces/archives must meet, where all these documents are finally stored.

Taking all of these into consideration, our company, BBSC Communications, believes that the time has (finally) come for a new approach and, for this reason, we have proposed, starting with 2018, to generate and place ourselves at the forefront of the initiative (which we want to realize as soon as possible) for an efficient administrative digitization, having regard to the existence of the appropriate legal framework for this, and first of all, the European Regulation (EU) no. 910/2014 of the European Parliament and of the Council on electronic identification and reliable services for electronic transactions in the internal market (eIDAS Regulation).

For this purpose, our company proposes that the new approach (necessary to be implemented as soon as possible) should take into account the following aspects: the preparation, circulation, use, storage and archiving of the main types of documents listed should be done only in electronic format, of course by including, for the purpose of certification and approval, the necessary security elements, as they are defined in the eIDAS regulation – Regulation 910/2014 (e.g. by using qualified electronic signatures), a similar case, for example, to the “submission/uploading” of the tax declarations elaborated and signed electronically by all the economic agents, directly on the specialized web page of ANAF or with the procurement process carried out on the Electronic public procurement system – SICAP.

This new approach would bring special benefits to all parties involved, by:

• the generation of consistent savings in time and expenditure budgets of the users and beneficiaries of these documents, exclusively generated in electronic format, savings due to the global efficiency of the activities: for example, the circulation of electronic documents will be made directly by uploading/downloading to/from the web page of the recipients or through their FTP servers, by email or through specialized web-transfer services, without the need for their transmission/submission/delivery through delegates for this purpose (couriers) or through specialized courier services,
• an increased security of electronic documents in service, use and/or archiving, by including, within them, all the security elements set out in the eIDAS Regulation,
• the possibility of efficient archiving (on specific hardware storage medium) of a very large number of documents (files) existing in electronic format, as well as identifying, unzipping and using them extremely easy, without the need for tens, the hundreds of cubic meters of archives needed for storing „classic” documents, existing only in hard-copy format,
• the possibility of replicating electronic archives „in cloud”, as an absolutely necessary measure of their back-up and additional security, measure required especially by risk analyzes – RA and business continuity plans – BCP (n.a .: see the specific benchmarks described, in particular, in the suite of information security standards ISO / IEC 27000),
• the assumption of the existing trends and best practices from this area, already available for several years, at European and global level,

Considering the information above, but especially the possible benefits to be obtained, our company intends to come up with this initiative and be the promoter of the complete digitization solutions and also aims to collaborate with all stakeholders in order to implement the practical methods and solutions for achieving the proposed technical decisions.de Radu BOLOCAN, Director General BBSC Communications

www.bbsc.ro

Realitatea actuală în care își desfășoară activitatea principalii “actori” ai pieței de gambling (și nu numai), respectiv producătorii mijloacelor de joc, prestatorii de servicii de asistență tehnică și service – așa-numiții “agenți reparatori”, organizatorii/operatorii mijloacelor de joc, organismele de evaluare a conformității (OEC) precum și Oficiul Național pentru Jocuri de Noroc – ONJN, în importanta sa calitate de autoritate națională de reglementare, de inspecție și de control a pieței specifice de gambling, este, din păcate, o realitate “inundată” și împovărată  “de hârtii”, adică de documente prezente în toate tipurile, formatele și dimensiunile (de ex., documentele tehnice și conexe ale producătorilor, notele de constatare și procesele verbale de reparație, certificatele aprobărilor de tip precum și certificatele de verificări tehnice diverse etc.), toate fiind generate, în prezent, doar pe suport de hârtie (hard copy) și care circulă între utilizatori exclusiv în acest format.

Radu Bolocan – B.B.S.C. Communication Systems

Vorbim, în acest caz, despre mii sau chiar zeci de mii de documente diferite, al căror conținut este în mod uzual, în medie, de circa 5 – 10 pagini/document, rezultând astfel în final, sute și sute de mii de pagini tipărite pe hârtie, ce circulă “în piață” și care sunt arhivate, finalmente, la destinație, fie și pentru o perioadă limitată de timp, de regulă nu mai mică de un an de zile, generând astfel costuri mari ocazionate de tipărire, de transport și de stocare, de utilizare și/sau de arhivare, având în vedere volumul fizic necesar și condițiile pe care trebuie să le îndeplinească spațiile/arhivele, acolo unde sunt stocate, în final, toate aceste documente.

Luând în considerare toate aceste aspecte, firma noastră, BBSC Communications, consideră că a sosit (…în sfârșit) momentul pentru o nouă abordare și, din acest motiv, ne-am propus, încă din anul 2018, să generăm și să ne plasăm în fruntea inițiativei (pe care dorim să o concretizăm cât mai repede) pentru o digitalizare administrativă eficientă, având în vedere existența cadrului legal potrivit pentru aceasta, și în primul rând a Regulamentului European (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă (Regulamentul eIDAS).

În acest scop, firma noastră propune ca noua abordare (necesar a fi pusă cât mai repede în practică) să aibă în vedere următoarele aspecte: întocmirea, circulația, utilizarea, stocarea și arhivarea principalelor tipuri de documente enumerate să se facă doar în format electronic, desigur prin includerea, în scopul certificării și aprobării, a elementelor necesare de securizare, așa cum sunt ele definite în regulamentul eIDAS – Regulamentul 910/2014 (de ex., prin utilizarea semnăturilor electronice calificate) caz similar, de exemplu, cu “depunerea/încărcarea” declarațiilor fiscale elaborate și semnate electronic de toți agenții economici, direct pe pagina web specializată a ANAF sau cu procesul de achiziții desfășurat pe Sistemul electronic de achiziții publice – SICAP.

Această nouă abordare ar genera avantaje deosebite tuturor părților implicate, prin:

• generarea de economii consistente în bugetele de timp și de cheltuieli ale utlizatorilor și beneficiarilor acestor documente, generate exclusiv în format electronic, economii datorate eficientizării globale a activităților: de ex., circulația documentelor în format electronic se va realiza direct prin upload/download în/din pagina web a destinatarilor sau prin serverele FTP ale acestora, prin email sau prin servicii specializate de web-transfer, fără a mai fi nevoie de transmiterea/depunerea/înmânarea lor prin persoane delegate în acest scop (curieri) sau prin intermediul serviciilor de curierat specializate,
• o securizare crescută a documentelor electronice aflate în circulație, utilizare și/sau în arhivare, prin includerea, în interiorul acestora, a tuturor elementelor de securizare prevăzute în Regulamentul eIDAS,
• posibilitatea arhivării eficiente (pe suporți hardware specifici de stocare) a unui număr foarte mare de documente (fișiere) existente în format electronic, precum și identificarea, dezarhivarea și utilizarea lor extrem de facilă, fără a mai fi nevoie de zecile, sutele de metri cubi de arhive necesare pentru stocarea documentelor de tip “clasic”, existente doar în format hard-copy,
• posibilitatea replicării arhivelor electronice “in cloud”, ca măsură absolut necesară de back-up și de securizare suplimentară a acestora, măsură cerută mai ales de analizele de risc – RA și de planurile de continuitate a afacerii – BCP (n.a.: vezi referențialele specifice descrise, în special, în suita de standarde de securitate informațională ISO/IEC 27000),
• asumarea tendințelor și best-practice-ului existent în acest domeniu, disponibil deja de un număr de ani, la nivel european și mondial,
• ș.a.m.d.

Având în vedere cele prezentate mai sus, dar mai ales beneficiile posibil a fi obținute, firma noastră și-a propus să vină cu această inițiativă și să fie promotorul soluțiilor complete de digitalizare și, de asemeni, își propune să colaboreze cu toate părțile interesate în vederea implementării modalităților și soluțiilor practice de realizare a dezideratelor tehnice propuse.