Inițiativa BBSC pentru o digitalizare administrativă – Inițiativa “paperless”

marţi, 7 ianuarie 2020

de Radu BOLOCAN, Director General BBSC Communications

www.bbsc.ro

Realitatea actuală în care își desfășoară activitatea principalii “actori” ai pieței de gambling (și nu numai), respectiv producătorii mijloacelor de joc, prestatorii de servicii de asistență tehnică și service – așa-numiții “agenți reparatori”, organizatorii/operatorii mijloacelor de joc, organismele de evaluare a conformității (OEC) precum și Oficiul Național pentru Jocuri de Noroc – ONJN, în importanta sa calitate de autoritate națională de reglementare, de inspecție și de control a pieței specifice de gambling, este, din păcate, o realitate “inundată” și împovărată  “de hârtii”, adică de documente prezente în toate tipurile, formatele și dimensiunile (de ex., documentele tehnice și conexe ale producătorilor, notele de constatare și procesele verbale de reparație, certificatele aprobărilor de tip precum și certificatele de verificări tehnice diverse etc.), toate fiind generate, în prezent, doar pe suport de hârtie (hard copy) și care circulă între utilizatori exclusiv în acest format.

Radu Bolocan – B.B.S.C. Communication Systems

Vorbim, în acest caz, despre mii sau chiar zeci de mii de documente diferite, al căror conținut este în mod uzual, în medie, de circa 5 – 10 pagini/document, rezultând astfel în final, sute și sute de mii de pagini tipărite pe hârtie, ce circulă “în piață” și care sunt arhivate, finalmente, la destinație, fie și pentru o perioadă limitată de timp, de regulă nu mai mică de un an de zile, generând astfel costuri mari ocazionate de tipărire, de transport și de stocare, de utilizare și/sau de arhivare, având în vedere volumul fizic necesar și condițiile pe care trebuie să le îndeplinească spațiile/arhivele, acolo unde sunt stocate, în final, toate aceste documente.

Luând în considerare toate aceste aspecte, firma noastră, BBSC Communications, consideră că a sosit (…în sfârșit) momentul pentru o nouă abordare și, din acest motiv, ne-am propus, încă din anul 2018, să generăm și să ne plasăm în fruntea inițiativei (pe care dorim să o concretizăm cât mai repede) pentru o digitalizare administrativă eficientă, având în vedere existența cadrului legal potrivit pentru aceasta, și în primul rând a Regulamentului European (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă (Regulamentul eIDAS).

În acest scop, firma noastră propune ca noua abordare (necesar a fi pusă cât mai repede în practică) să aibă în vedere următoarele aspecte: întocmirea, circulația, utilizarea, stocarea și arhivarea principalelor tipuri de documente enumerate să se facă doar în format electronic, desigur prin includerea, în scopul certificării și aprobării, a elementelor necesare de securizare, așa cum sunt ele definite în regulamentul eIDAS – Regulamentul 910/2014 (de ex., prin utilizarea semnăturilor electronice calificate) caz similar, de exemplu, cu “depunerea/încărcarea” declarațiilor fiscale elaborate și semnate electronic de toți agenții economici, direct pe pagina web specializată a ANAF sau cu procesul de achiziții desfășurat pe Sistemul electronic de achiziții publice – SICAP.

Această nouă abordare ar genera avantaje deosebite tuturor părților implicate, prin:

  • generarea de economii consistente în bugetele de timp și de cheltuieli ale utlizatorilor și beneficiarilor acestor documente, generate exclusiv în format electronic, economii datorate eficientizării globale a activităților: de ex., circulația documentelor în format electronic se va realiza direct prin upload/download în/din pagina web a destinatarilor sau prin serverele FTP ale acestora, prin email sau prin servicii specializate de web-transfer, fără a mai fi nevoie de transmiterea/depunerea/înmânarea lor prin persoane delegate în acest scop (curieri) sau prin intermediul serviciilor de curierat specializate,
  • o securizare crescută a documentelor electronice aflate în circulație, utilizare și/sau în arhivare, prin includerea, în interiorul acestora, a tuturor elementelor de securizare prevăzute în Regulamentul eIDAS,
  • posibilitatea arhivării eficiente (pe suporți hardware specifici de stocare) a unui număr foarte mare de documente (fișiere) existente în format electronic, precum și identificarea, dezarhivarea și utilizarea lor extrem de facilă, fără a mai fi nevoie de zecile, sutele de metri cubi de arhive necesare pentru stocarea documentelor de tip “clasic”, existente doar în format hard-copy,
  • posibilitatea replicării arhivelor electronice “in cloud”, ca măsură absolut necesară de back-up și de securizare suplimentară a acestora, măsură cerută mai ales de analizele de risc – RA și de planurile de continuitate a afacerii – BCP (n.a.: vezi referențialele specifice descrise, în special, în suita de standarde de securitate informațională ISO/IEC 27000),
  • asumarea tendințelor și best-practice-ului existent în acest domeniu, disponibil deja de un număr de ani, la nivel european și mondial,
  • ș.a.m.d.

Având în vedere cele prezentate mai sus, dar mai ales beneficiile posibil a fi obținute, firma noastră și-a propus să vină cu această inițiativă și să fie promotorul soluțiilor complete de digitalizare și, de asemeni, își propune să colaboreze cu toate părțile interesate în vederea implementării modalităților și soluțiilor practice de realizare a dezideratelor tehnice propuse.

Author: Editor

Share This Post On

Submit a Comment

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *