Despre Job Shadowing

de Loredana Bădileanu (Vlădăreanu), expert în Resurse Umane și Professional & Life Coach, Master Trainer

 Criza resurselor umane capătă proporții în ultimii ani în țara noastră, iar managementul cu succes al celei mai importante resurse dintr-o companie devine obligatoriu dacă vrei ca firma ta să supraviețuiască pe piață. Așadar succesul se măsoară prin oamenii pe care-i atragi/păstrezi în companie. În această ediție mi-am propus să vă vorbesc despre Job Shadowing ca metodă prin care putem pregăti un angajat pentru o schimbare a postului sau pentru a pregăti un angajat nou pentru postul său.

Ce este Job Shadowing?

Job Shadowing este o metodă care are ca scop crearea unor relații funcționale și eficiente între echipe și departamente, prin punerea fiecărui angajat în postura de a înțelege activitatea și de a comunica din perspectiva celorlalte posturi din organizație.

Totodată, este și o metodă prin care putem pregăti un angajat pentru o schimbare a postului și o familiarizare mai completă cu noul post.

Job Shadowing ca metodă de pregătire/training în companiile românești

În prezent nu este o metodă foarte folosită în România pentru că, deși are avantajul de a familiariza angajatul cu activitatea altor colegi sau chiar de a-l pregăti pentru o schimbare a postului, această metodă presupune și „scoaterea din producție” a respectivului angajat, iar acest aspect este unul provocator pentru anumite activități sau acolo unde echipa este sub-dimensionată (un alt angajat va trebui să preia activitatea celui implicat în Job Shadowing).

Ce presupune mai exact aplicarea în practică a Job Shadowing

Un program de Job Shadowing presupune ca unul sau mai mulți angajați a unei organizații să petreacă o perioadă (de obicei, o săptămână) în compania altor colegi din departamente diferite, cu scopul de a vedea specificul activității de zi cu zi a acestor colegi și de a facilita o relație de colaborare atât la nivel profesional cât și la nivel personal.

Practic, angajatul-gazdă va deveni subiect de studiu pentru un alt coleg numit angajat-umbră, care să îl poată urmări.

Angajatul-gazdă își desfășoară munca așa cum obișnuiește, în timp ce explică umbrei ce face, cum face, contextul și orice alte detalii și răspunde la întrebările umbrei.

Angajatul-umbră urmărește îndeaproape tot ce face gazda și pune întrebări pentru a înțelege cât mai bine specificul postului.

Exact același lucru se întâmplă și atunci când vorbim despre o persoană care are rolul de umbră fără a fi angajatul companiei. De exemplu, există companii care au programe de Job Shadowing cu studenți care vor să înțeleagă specificul anumitor posturi.

Principalele beneficii ale Job Shadowing

Ca expert în domeniul recrutării și selecției de personal, am constatat că ceea ce precizează studiile de specialitate în acest domeniu este perfect adevărat. Mai exact, în recrutare și selecție metoda considerată a fi cea mai eficientă și obiectivă este proba de lucru.

Făcând o paralelă cu ideea de Job Shadowing, similaritățile sunt evidente. A înțelege prin observare practică ce anume presupune un anumit post este, în esență, un fel de „training-on-the-job” care va pregăti mult mai bine și mai complet angajatul pentru postul respectiv.

De aici, rezultă și beneficiile concrete, atât ale angajatului, cât și ale companiei:

• angajatul cunoaște ce presupune postul
• înțelege complexitatea postului
• se familiarizează cu modul în care se derulează activitatea, care sunt fluxurile și cu cine se relaționează postul respectiv
• va fi mai repede productiv și mai performant.

În ce tipuri de activități poate fi folosit Job Shadowing?

În principiu, Job Shadowing-ul se poate aplica în orice tip de activitate, cu excepția celor în care confidențialitatea anumitor date este foarte strictă, cu toate că și aici se pot semna contracte de confidențialitate care să acopere acest aspect.

Job Shadowing în mediul virtual

Virtual Job Shadowing este o metodă mai nouă, dar care începe a fi adoptată mai ales datorită condițiilor pe care pandemia le-a creat.

Deci da, Job Shadowing se poate face și în spațiul virtual, deși este mai dificil de implementat în anumite domenii unde presupune uneori o anumită tehnologie și cunoștințe în domeniul IT ale celui care este în rolul de umbră.

Job Shadowing poate fi aplicat la orice nivel al managementului?

Da, Job Shadowing poate fi aplicat la orice nivel de management atunci când vorbim despre persoane-umbră care au un nivel corespunzător de experiență. În general, sunt puține companii care acceptă studenți/entry level în Job Shadowing pe poziții de top management. Și este firesc să fie astfel.

Job Shadowing vs Mentorat

Job Shadowing și Mentoring-ul sunt diferite, nu pot fi confundate. Mentorul este cel care te învață, îți arată ce este esențial și care sunt cele mai bune practici în executarea sarcinilor. În Job Shadowing persoana-gazdă are un rol diferit de cel al mentorului. Cel care are rolul de umbră urmărește efectiv activitatea celui care este în rolul de gazdă, iar gazda nu învață pe umbră, ci doar își execută sarcinile și răspunde la întrebările umbrei.

Concluzie

Job Shadowing nu este o metodă foarte folosită în acest moment în managementul resuselor umane în țara noastră, dar perspectivele economice și demografice ne vor demonstra că în viitorul apropiat această metodă care pregătește angajatul pentru postul său va deveni din ce în ce mai utilizată pentru că este rapidă, oferă multe informații practice și poate ajuta viitorul angajat să se integreze mai rapid la noul lui job.